การทำงานร่วมกันในยุคสมัยใหม่ ที่เกื้อกูลให้องค์กรของเรา สามารถขับเคลื่อนงานได้อย่างคล่องตัวมากขึ้น ด้วยการจัดทีมแห่งสติ (Mindful Team) ขึ้นมาแบบเฉพาะกิจ เพื่อขับเคลื่อนแต่ละโปรเจคร่วมกันจนสำเร็จ โดยขอเรียนเสนอรายละเอียด ดังต่อไปนี้ครับ
ทีมแห่งสติ ประกอบด้วย 3 บทบาท
1. Mindful Mainbody
คือ ผู้ที่รับผิดชอบหลักในโปรเจค มีความเข้าใจลูกค้า และร่วมจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยคำว่า ‘Mainbody’ ช่วยให้เรารู้สึกว่าเราเป็นส่วนหนึ่งของร่างกายเดียวกันกับทีมงาน ไม่ได้มีใครเป็นเจ้าของงานแต่เพียงผู้เดียว ด้วยความรู้สึกเช่นนี้ ทำให้การทำงานร่วมกันมีความกลมเกลียวเป็นหนึ่งเดียวกัน
2. Mindful Master
คือ ผู้ที่ทำหน้าที่เป็น Facilitator นำวงสนทนา รวมถึงคอยให้คำปรึกษา และสร้างขวัญกำลังใจให้กับทีมงานทุกคน โดยมุ่งเน้นขจัดอุปสรรคในการทำงานจากภายในจิตใจก่อนเป็นสำคัญ และเอื้ออำนวยให้กระบวนการทำงานร่วมกันเกิดความไหลลื่น และได้พัฒนาทั้งการทำงานและจิตใจไปพร้อมกันในระหว่างการทำงาน
3. Mindful Member
คือ สมาชิกทุกคนในทีม ที่มาช่วยกันทำงานด้วยความรู้สึกว่าเป็นร่างกายเดียวกัน ทุกคนจึงถูกมองเห็นและเห็นคุณค่าในตนเอง ตระหนักรู้ถึงจุดแข็งและข้อจำกัดของตัวเอง ทำหน้าที่ของตัวเองในขณะที่พร้อมเกื้อกูลการทำงานของผู้อื่นในทีมด้วย
โดยในแต่ละทีมจะมีสมาชิกครบทุกความเชี่ยวชาญ เช่น 4-5 คน เพียงพอให้สามารถจบโปรเจคกันได้เองในทีม เพื่อลดการทำงานแบบไซโล ที่ใช้เวลาประสานงานระหว่างฝ่ายค่อนข้างมาก เว้นแต่สมาชิกบางคน อาจทำงานให้กับหลายทีมได้ เพราะเป็นงานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญและองค์กรยังไม่สามารถรับคนเพิ่มได้ เช่น งานด้าน Post-production เพื่อผลิตสื่อให้กับองค์กร เป็นต้น
การประชุมทีมใน 4 มิติ
1.ประชุมวางแผนงาน
วางแผนการทำงานทีละนิด เพื่อลองผิดลองถูกทีละหน่อย อาจจะเป็นการวางแผนแบบ 2-4 สัปดาห์ ไปลงมือทำแล้วกลับมาประชุมกันใหม่ โดยการประชุมแต่ละครั้งอาจใช้เวลา 4-8 ชั่วโมง เพื่อให้เกิดคำตอบร่วมกันว่า
- งานรอบนี้ มีความสำคัญอย่างไร
- จะเลือกทำอะไรก่อน และวัดผลอย่างไร
- เพื่อให้งานสำเร็จ ในแต่ละวันจะต้องทำอะไร
2. พูดคุยกันทุกวัน
ประชุมให้ง่าย เช่น อาจนัดยืนคุยกันก่อนเริ่มงาน 15 นาที เพื่อผ่อนคลายร่างกายให้สบายก่อนเริ่มงาน อัพเดทสถานการณ์งานของแต่ละคน และยืดหยุ่นงานให้เหมาะสม มุ่งเน้นให้เกิดการบริหารจัดการตนเอง (Self-Management) และช่วยให้ทุกคนได้โฟกัสงานสำคัญในแต่ละวัน อาจใช้คำถามว่า
- เชิญชวนทุกคนให้ชื่นชมงานที่ทำไปแล้ว
- เพื่อให้งานลุล่วง วันนี้ จะทำอะไรบ้าง
3. ประชุมทบทวนงาน
เมื่อครบรอบการทำงาน ให้นัดคุยกันถึงความก้าวหน้าของงาน อาจใช้เวลา 2-4 ชั่วโมง เพื่อให้รู้ว่าได้ทำอะไรกันไปแล้วบ้าง มีโอกาสอะไรเกิดขึ้นบ้าง รักษาบรรยากาศสบาย ๆ ในการพูดคุย เพื่อส่งต่องานสู่กระบวนการพัฒนาปรับปรุงผลงานให้เท่าทันสถานการณ์ที่อาจเปลี่ยนแปลงไป อาจใช้คำถามว่า
- แต่ละคนได้ทำอะไรไปแล้วบ้าง
- พอทำแล้วมีอะไรแตกต่างจากที่คิดไว้
- ได้เรียนรู้อะไรจากการทำงานรอบนี้
- ในสถานการณ์นี้ จะทำอย่างไรต่อไป
4. ประชุมทบทวนคน
นัดคุยกันประมาณ 1-3 ชั่วโมง เพื่อเช็คอารมณ์ความรู้สึก เสริมสร้างพลังกลุ่ม ทบทวนประสบการณ์ในรอบการทำงานที่ผ่านมา แบ่งปันสิ่งที่ได้เรียนรู้ ลงลึกถึงกระบวนการและเครื่องมือที่ใช้ เพื่อพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น อาจใช้คำถามว่า
- เชิญชวนให้แต่ละคนเล่าประสบการณ์ดี ๆ
- ในประสบการณ์ดี ๆ ที่เล่ามานั้น มีข้อคิดอะไร
- จะนำข้อคิด ไปปรับใช้ต่อกับอะไร ได้อย่างไร
บทความนี้ ประยุกต์จากระบบการทำงานแบบ Scrum และ Appreciative Inquiry ร่วมกับประสบการณ์ในการเป็น Developer และการทำงานในองค์กรแห่งสติ เพื่อให้เกิดการทำงานที่คล่องตัว สอดคล้องตามยุคสมัยที่มีการเปลี่ยนแปลงเหตุปัจจัยภายนอกอย่างรวดเร็ว โดยบทความนี้ เป็นเพียงแนวคิดขั้นต้น ที่สามารถต่อเติมในรายละเอียดตามบริบทขององค์เราได้ครับ ขอเชิญแลกเปลี่ยน พูดคุยกันต่อได้ครับ (Line ID: runwisdom)
