จะทำอย่างไร เมื่ออยู่ห่างกัน แต่ต้องไม่ห่างหายไปจากกัน ?
1. ให้ทุกคนเข้าใจเป้าหมายและบทบาท
เมื่อกระจายตัวกันทำงาน ทุกคนจำเป็นต้องรู้ชัด ในบทบาทหน้าที่ของตนเองและอัพเดทอย่างต่อเนื่อง
หากข้อมูลและการตัดสินใจรวมศูนย์อยู่ที่ตัวผู้นำ ระยะทางที่ห่างไกลจะทำให้ผู้นำกลายเป็นคอขวดของทีม งานไม่สามารถไหลเวียนได้ ทุกคนจึงต้องปรับตัว เปิดใจรับสิ่งใหม่ ๆ ค่อย ๆ คุยกัน ต้องไม่ลืมว่าแต่ละคนต้องการเวลาช้าเร็วต่างกัน เพื่อที่จะวางใจ ยอมรับการเปลี่ยนแปลงได้ด้วยทัศนคติเชิงบวก ไม่ถูกความกลัวครอบงำ
เมื่อมีการปรับเปลี่ยน จะเกิดงานงอกที่ไม่คาดคิดเพิ่มขึ้นอยู่แล้ว จึงต้องมีทักษะการบริหารจัดการอารมณ์ ต้องไม่ให้เครียด เมื่อแยกกันทำงานที่บ้าน ก็ต้องหมั่นคอยดูแลความสัมพันธ์ เมื่อมีพนักงานใหม่ก็ต้องใส่ใจ จัดสรรเวลาในการทำความรู้จักกันก่อน
2. ใส่ใจต่อการสื่อสารที่มีปฏิสัมพันธ์
เจอกันน้อยลง ดังนั้น ทุกครั้งที่ได้เจอกันก็ต้องให้ความสำคัญมากขึ้น ทำเวลานั้นให้มีความหมาย วางเครื่องมือที่ช่วยในการสื่อสาร เพื่อดำรงอยู่ร่วมกันจริง
เพิ่มความใส่ใจอย่างทั่วถึง ไม่ลืมคนหนึ่งคนใด เราอาจมีภาพถ่ายร่วมกัน วางไว้ในตำแหน่งที่เห็นอยู่เสมอ และ หาโอกาสนัดเจอกันบ้าง
นอกจากเรื่องงาน ก็ต้องเพิ่มเวลาคุยเรื่องส่วนตัวเล็กๆน้อยๆ (sense of camaraderie) สร้างวัฒนธรรมที่จะติดต่อถึงกัน แม้ในโอกาสทั่วไป นอกเหนือจากตารางนัดหมายประชุมงาน
นอกจากการใช้อีเมลที่จริงจังเป็นทางการ ให้เพิ่มช่องทางการติดต่อที่สร้างปฏิสัมพันธ์ เช่น Zoom, FaceTime, Line Video Call ฯลฯ
3. เข้าใจและยอมรับความไม่เป็นทางการ
ในการใช้ Video Conference เราต้องเผชิญกับความไม่คุ้นชิน ความไม่เป็นทางการหลายอย่าง จึงจำเป็นต้องเข้าใจ ยอมรับบริบทในการทำงานที่บ้าน ที่แตกต่างกัน อาจให้ทุกคนได้แนะนำพื้นที่ทำงานของตัวเอง ออกตัวเพื่อความสบายใจได้ก่อนว่า อาจมีเสียงรบกวนเกิดขึ้น เช่น เสียงสุนัข เสียงเด็กๆ เสียงรถบรรทุก เสียงมอร์เตอร์ไซต์ เสียงเครื่องจักรจากธุรกิจครอบครัว หรืออาจมีใครเดินผ่านไปมาที่ฉากหลัง
ตอนนี้ เราอยู่ในยุค VUCA World เต็มขั้น ที่เต็มไปด้วยความคลุมเครือ ต้องตระหนักว่าสิ่งที่เราคิดอาจไม่จริง เช่น หากได้ยินเสียงตะโกนตกใจ นั่นอาจไม่ใช่ภาพที่เราจินตนาการ และเสียงนั้นอาจไม่ได้มาจากบุคคลที่เราคาด ในการประชุมกลุ่ม หากใครยังไม่พูด จึงควรปิด (Mute) ไมโครโฟนเอาไว้ก่อน
สรุปกุญแจสำคัญ ในการทำงานร่วมกันแบบกระจายตัว (Distributed Work) ก็คือ ความสมดุลระหว่างความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน และ การบริหารจัดการความสัมพันธ์ในทีม และชุดความคิดสำคัญ ก็คือการมองเห็นว่า Disruption คือ Opportunity หลังจากคลื่นลมแรงจากพายุที่โหมกระหน่ำผ่านพ้นไป เราจะได้ยินข่าวว่า มีเรือบางลำที่สามารถประครองตัว ดำรงอยู่ได้ในน่านน้ำ และจับปลาได้มากมาย และเราจะคือเรือลำนั้นครับ
Inspired from Havard Business Review
